การปรับปรุงและพัฒนาระบบรายงานในกระบวนการต่ออายุตั๋วสัญญาใช้เงินอัตโนมัติ

IMPROVEMENT AND DEVELOPMENT OF REPORTING SYSTEM FOR AUTOMATED PROMISSORY NOTE ROLLOVER PROCESS

ผู้จัดทำ: นายอติพล เดชาติวงศ์ ณ อยุธยา 

อาจารย์ที่ปรึกษาโครงงาน: ร.ดร.ประมวล ชูรัตน์

ที่มาและความสำคัญ

กระบวนการต่ออายุสัญญา (PN Rollover) เป็นกระบวนการสำคัญในการบริหารจัดการสัญญาเงินกู้ของลูกค้าในระบบธนาคาร ซึ่งต้องมีการตรวจสอบข้อมูลสัญญา ข้อมูลทางการเงิน และเงื่อนไขต่าง ๆ อย่างละเอียดเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างถูกต้อง อย่างไรก็ตาม ระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบันยังไม่เอื้อต่อการสรุปข้อมูลในภาพรวม ผู้ใช้งานจำเป็นต้องเปิดและตรวจสอบข้อมูลจากหลายหน้าจอเพื่อรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าแต่ละรายก่อนนำไปวิเคราะห์หรือดำเนินการต่อ ส่งผลให้การจัดทำข้อมูลสรุปทำได้ยาก ใช้เวลานาน และเพิ่มภาระงานในการดำเนินงาน นอกจากนี้ยังมีความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual

วัตถุประสงค์

• เพื่อให้สามารถเข้าถึงและตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ P/N Rollover ได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

• เพื่อลดภาระการทำงานแบบ manual ที่ผู้ใช้งานต้องค้นหารวบรวมและสรุปข้อมูลด้วยตนเองจากหลายหน้าจอของระบบ

• เพื่อช่วยลดระยะเวลาในการดำเนินงาน และลดความเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการจัดการข้อมูลในกระบวนการต่อตั๋วสัญญาใช้เงิน

วิธีการดำเนินงาน (Methodology)

การพัฒนาระบบนี้ดำเนินงานภายใต้กระบวนการ Change Request (CR) ซึ่งเป็นแนวทางมาตรฐานในการควบคุมและจัดการการเปลี่ยนแปลงของระบบอย่างเป็นขั้นตอน ประกอบด้วย 6 ระยะหลักดังนี้:

1. Requirement Clarification & Analysis: ขั้นตอนการวิเคราะห์และทำความเข้าใจความต้องการของระบบรายงาน

2. Approval & Prioritization: การอนุมัติและจัดลำดับความสำคัญของโครงงาน

3. Design & Development: ขั้นตอนการออกแบบสถาปัตยกรรมและการพัฒนาระบบ

4. Testing: ดำเนินการทดสอบระบบผ่านกระบวนการทำ Unit Test และการทดสอบระบบในระดับ SIT/UAT Testing

5. Release Preparation & Deployment: การเตรียมความพร้อมและติดตั้งระบบรายงานเพื่อนำไปใช้งานจริง

6. Post-Implementation Review & Support: การทบทวนผลหลังการติดตั้งและสนับสนุนการใช้งานระบบอย่างต่อเนื่อง

สถาปัตยกรรมระบบ (System Architecture):

ระบบรายงานทำงานบนระบบ AS/400 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบ Core Banking โดยใช้ภาษา RPG ในการพัฒนาโปรแกรมเพื่อดึงและประมวลผลข้อมูลจากหลายแหล่งอย่างเป็นระบบ รองรับการใช้งานในระดับองค์กร โดยแบ่งออกเป็น 2 ระบบการทำงานย่อย:

• การทำงานแบบ Adhoc (Adhoc Report): การสร้างรายงานตามคำสั่งของผู้ใช้งานในทันทีแบบ Real-time ผ่าน Loan Module โดยระบบจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (Input Data Validation) ก่อนเริ่มทำงานใน Main Program และส่งออกรายงาน

• การทำงานแบบ Batch (Batch Report): การสร้างรายงานโดยอัตโนมัติตามรอบเวลาที่กำหนด (EDD Batch) เช่น รายวัน หรือรายเดือน โดยประมวลผลผ่าน Main Program เพื่อรวมรวบข้อมูล ตรวจสอบ และส่งออกรายงานจัดเก็บลงในระบบคลังข้อมูลสถิติ

ผลการดำเนินงาน (Results)

จากการประเมินประสิทธิภาพของระบบรายงาน P/N Rollover โดยใช้แบบสอบถามความเห็นจากกลุ่มผู้ใช้งานจริง พบว่าระบบที่พัฒนาขึ้นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวมได้อย่างชัดเจน โดยมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นประมาณ 120% เมื่อเทียบกับวิธีการทำงานแบบเดิม

ตารางแสดงผลการประเมินประสิทธิภาพของระบบรายงานในมิติต่าง ๆ:

สรุปผล (Conclusion)

โครงงานปรับปรุงและพัฒนาระบบรายงานในกระบวนการต่ออายุตั๋วสัญญาใช้เงินอัตโนมัติ (PN Rollover) ประสบความสำเร็จและสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน ระบบช่วยลดขั้นตอนและกระบวนการทำงานแบบ Manual ลงอย่างเห็นได้ชัด (ลดลงถึง 200%) และเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลสรุปในภาพรวมได้ทันที ส่งผลให้กระบวนการดำเนินงานของธนาคารมีความเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และเพิ่มความมั่นใจในการนำข้อมูลไปวิเคราะห์หรือใช้งานต่อในระดับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด